Richtig mailen

• Urspruenglicher Autor: Ramon Kukla
• Urspruengliches Datum: 06.01.2012

Heute mal ein Thema, dass nicht ausschliesslich fuer Administratoren interessant ist. Es geht um Mails. Also nicht um technische Details, sondern wie man Mails „richtig“ schreibt. Ein ganzer Haufen interessanter Punkte, die man beachten sollte, will mal aufgelistet werden.

• Betreff

Der Betreff ist dann korrekt, wenn Anhand dessen schon erkennbar ist, um was es in der nachfolgenden Mail geht. Also bei der Frage zu einer Rechnung vielleicht „Rechnungsanfrage“ oder „Frage zu Rechnung“. Der Betreff ist der falsche Ort fuer die eigentliche Mail. Auch wenn der folgende Mailtext nur eine kurze Zeile wie „Starte die Server dev-01 bis dev-09 neu“ beinhaltet, sollte er auch in der Mail zu finden sein. In diesem Beispiel mache ich es beispielsweise auch mal so, dass ich den Text sowohl in den Betreff, als auch in den Mailbody packe. Tatsaechlich weiche ich manchmal aber auch von der Regel ab. Das aber nur bei Leuten die mich kennen uns wissen, dass eine Mail mit dem Betreff „Schreibrechtsfehler“ keinen wichtigen, bzw. lebenswichtigen Inhalt hat.

Auch sollte man schauen, ob sich nach laengerem Mailverkehr nicht bereits eine „Re: AW: Re: AW:“-Kette im Betreff aufgebaut hat. Die kann man ruhig bereingen. Das „Re:“, bzw. „AW:“ bedeutet Antwort. Das muss da nicht mehrfach drin stehen.

Das kommt eher selten vor, aber auch da sollte man dran denken. Wenn man beispielsweise eine Mail aus einer Mailingliste weiterleitet und sich in dem Zusammenhang etwas am Inhalt aendert, sollte man den Betreff anpassen. Beispielsweise „Noch mal Detailfrage zum Ablauf (was: Offene Punkte fuer Projekt)“.

• An, Kopie, Blindkopie

Moegliche Empfaenger einer Mail koennen in eines von drei Feldern eingetragen werden. Das „An“-, „Kopie“- und „Blindkopie“-Feld. In das „An“-Feld kommt die Person, oder der Personenkreis, der mit der Mail explizit angesprochen wird. In das Feld „Kopie“ kommen die Adressaten, die die Mail in Kopie und somit nur zur Information mitbekommen. Moechte ich also meinen Kollegen fragen, ob er den Tagesdienst fuer mich am Montag uebernehmen kann, packe ich ihn in das „An“-Feld und mein Teamleiter bekommt die Kopie der Mail, da er unsere Einsatzplaene erstellt. Das Feld „Blindkopie“ ist ein sehr interessantes Feld. In dieses trage ich Adressaten ein, die bei den Empfaengern, die im „An“- und „Kopie“-Feld stehen, nicht angezeigt werden. Es sieht also niemand, dass ich den Kollege XY in Blindkopie hatte. Als wir unser ersten Kind bekommen hatten habe ich alle Empfaenger, die sich zum Teil auch untereinander nicht kennen, in Blindkopie genommen und die eigentliche Mail dann an meine Frau geschickt.

Bitte aber auch drauf achten, dass es schlechter Stil ist Leute waehrend einer laufenden Diksussion auf Blindkopie zu setzen.

• Verteiler

Bitte immer nur die Leute mit in die Empfaengerliste mit aufnehmen, die die Mail auch sinnvollerweise erhalten sollten. Ein zu grosser Verteiler kann schnell zu einem Eigentor werden. Mir ist da beispielsweise ein Fall bekannt, in dem die Weihnachtsmail eines Werksleiters von einem Mitarbeiter mit etwas wie „Ebenso. Sowie Guten Rutsch und Penisbruch“ beantwortet wurde. Dabei hat der Mitarbeiter den Verteiler auf quasi „alle“ belassen. Das war natuerlich ungeschickt, da der Werksleiter irgendwie reagieren musste.

• HTML

Da gibt es ja verschiedene Meinungen zu. Aus meiner Sicht hat HTML in Mail nichts verloren. Plain-Text in Mail ist der kleinste gemeinsamer Nennen. Den „sprechen“ alle Mailclients. HTML zu verwenden ist, als wuerde man aus allen Autobahnen Offroad-Strecken fuer schwere Jeeps machen. Ja, die Strasse kann ich zur Not auch mit meinem Familien-Van befahren. Aber toll ist es nicht. Und wenn ich das falsche Fahrzeug habe, dann habe ich gleich verloren. Sprich, HTML-Mails werden nicht immer ueberall korrekt oder ueberhaupt angezeigt. Unabhaengig davon blaeht HTML die Mail unnoetig auf. Aktuelles Beispiel ist bei mir eine Rechnung. Da faengt der eigentliche Text der Mail in Zeile 236(!) an und die Mail hat 1077 Zeilen. Dabei hat die Mail eine Groesse von knapp ueber 40 KB. Der eigentlich Mailtext, was man mit also mitteilen moechte, umfasst dabei laecherliche 79 Woerter.

• Rechtschreibung

Ich bin nicht perfekt wenn es um die Rechtschreibung geht. Egal ob Deutsch oder Englisch. Aber eine Mail, in der alle Naselang ein falsch geschriebenes Wort zu finden ist, in der Kommazeichen und Punkte fehlen und vielleicht ergaenzend noch auf Gross- Kleinschreibung verzichtet wird, ist eine Zumutung. Hinzu kommt, dass mir eine solche Mail signalisiert, dass der Absender sich keine Muehe geben wollte und mir nun die Aufgabe zukommen laesst, mir aus dem Wortschrott die korrekte Bedeutung zu suchen.

Obwohl Mail elektronische Kommunikation ist, heisst es nicht, dass man da alle kommunikativen Gepflogenheiten, die man (hoffentlich) aus dem „wirklichen“ Leben kennt, sausen lassen kann.

• Richtig zitieren

Das ist ein recht umfangreiches Thema. Das komplett zu beschreiben wuerde den Artikel sprengen. Daher vielleicht das wichtigste. Es wird nur zitiert was wichtig ist, bzw. der Teil, auf den man sich in seiner Antwort bezieht. Das macht es vor allem bei laengerem Mailverkehr das lesen leichter und die Mails auch uebersichtlicher.

• TOFU

In obigen Zusammenhang passt auch ein wenig TOFU. Damit ist Text Oben, Full-Quote Unten gemeint. Also im Grunde das, was wir alle aus dem „Business“ kennen, weil die Leute es oft auch nicht besser wissen. Leider wird das aber oft auch durch fehlerhaft eingestelle Mailclients „vorgelebt“. Somit passiert es dann schon mal, dass eine umfangreiche Erklaerung zu einer moeglichen Entscheidung spaeter komplett zurueck kommt. Nur mit dem Unterschied, dass der „Entscheider“ oben dann seine Entscheidung (Ja/Nein) eingetragen hat.

• Signatur

Auch beliebt… Die Signatur und deren Laenge. Im beruflichen Umfeld ist es manchmal was mehr als die damals im Usenet oft genannten vier Zeilen. Wenn ich aber eine Mail bekomme, in der die Signatur 17 Zeilen lang ist (schon erlebt), dann ist das doch zu viel. Im privaten Umfeld kann man sich auf Dinge wie die Adresse des eigenen Blog oder was anderes beschraenken. Die Mailadresse macht in der Regel kein Sinn. Die steht ja schon im Absender. Im geschaeftlichen Umfeld ist, aus meiner Sicht, eine Signatur mit mindestens der Rufnummer des Absenders Pflicht. Ich habe schon mehrfach Mails erhalten, wo immer nur mit „Gruss, Hein“ unterschrieben wurde. Und wenn man da beispielsweise mal eben wegen eines Angebotes mal nachfragen moechte, dann sind fehlende Angaben bloed.

Was ich vergessen hatte und wo Seraphyn in den Kommentare drauf hinweis. Eine Signatur faengt mit „– “ (Minux, Minux, Leerzeichen) an, damit diese beim Beantworten der Mail gleich automatisch entfernt wird.

• Anhaenge

Bei der Verwendung von Anhaengen sollte man sich drei Fragen stellen. Muss der Anhang sein? Ist der Anhang in der Groesse angemessen und kann der Empfaenger den Anhang oeffnen? Bei Grafiken kann man sich beispielsweise fuer das schicke alte Format IFF entscheiden, weil man es nostalgisch mag. Aber oeffnen wird die Grafik heute kaum noch jemand koennen. Auch der Versand von Office-Dokumenten ist nicht immer optimal. Mal unabhaengig davon, dass in dem Dokument, neben dem was ich geschrieben habe, noch andere interessante Informationen zu finden sein koennen. Wenn man nicht sicher ist, auf der Gegenseite einfach mal nachfrage. Es ist schon frustrierend, wenn man ein Dokument erhaelt, dass mit Word 2010 erstellt wurde um man kann es mit seinem Office XP nicht oeffnen.

Als Ergaenzung vielleicht noch. Es ist generell kein guter Stil private Mails, ohne die Erlaubnis des urspruenglichen Absenders, an einen Dritten weiter zu leiten. Des Weiteren sollte man immer dran denken, dass auf der „anderen Seite“ in der Regel auch nur ein Mensch sitzt. Man sollte sich also entsprechend verhalten. Dem unbeliebten Kollegen in der Kantine in der Schlange an der Kasse mal eben ein „Du Spinner“ an den Kopf zu werfen ist nicht nett, aber, wenn man es leise macht, oft nicht nachweisbar. Per Mail hat das alles gleich einen ganze anderen Character.

Hierzu noch eine kleine, wahre, abschliessende Geschichte. Es gab da den Mitarbeiter Schmitz. Wenn er Mails geschrieben hat, dann war das keine Freude die zu lesen, weil er immer recht pampig und unverschaemt wurde. Irgendwann hat sich Herr Schmitz gewundert, dass er von Herr Mayer nie eine Antwort auf seine Fragen bekommen hat. Also ist Herr Schmitz ins Buero von Herr Mayer und hat gefragt, wie das denn bitte sein kann! Da hat Herr Mayer Herr Schmitz gebeten doch mal naeher zu kommen. Er hat sein Regelwerk im Mailclient geoeffnet und Herr Schmitz seine erste Regel gezeigt. Die sah wie folgt aus: „Alle Mails von Herr Schmitz ungelesen in den Papierkorb“.

Und warum? Weil Herr Schmitz sich nicht an eine wichtige Regel gehalten hat. Denk immer dran, dass dir gegenueber ein Mensch sitzt. Sei also erst einmal freundlich!

Nachtrag: Robert Kraus weist auf Google+ zu Recht auf nachfolgendes hin: Zu dem Abschnitt 'Signatur' lohnt vielleicht noch der Hinweis, dass es in Deutschland bei geschaeftlichen Emails Pflichtangaben gibt, die man nicht vergessen sollte. Andernfalls drohen, man ahnt es bereits, Abmahnungen. Heise hat da einen passenden Artikel dazu: http://www.heise.de/resale/artikel/Abmahnsichere-Geschaefts-E-Mail-274204.html

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