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— | adminstoriesrichtigmailen [20120919 18:54] (aktuell) – angelegt Dirk Deimeke | ||
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+ | ====== Richtig mailen ====== | ||
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+ | * Urspruenglicher Autor: Ramon Kukla | ||
+ | * Urspruengliches Datum: 06.01.2012 | ||
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+ | Heute mal ein Thema, dass nicht ausschliesslich fuer Administratoren interessant ist. Es geht um Mails. Also nicht um technische Details, sondern wie man Mails " | ||
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+ | * Betreff | ||
+ | Der Betreff ist dann korrekt, wenn Anhand dessen schon erkennbar ist, um was es in der nachfolgenden Mail geht. Also bei der Frage zu einer Rechnung vielleicht " | ||
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+ | Auch sollte man schauen, ob sich nach laengerem Mailverkehr nicht bereits eine "Re: AW: Re: AW:" | ||
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+ | Das kommt eher selten vor, aber auch da sollte man dran denken. Wenn man beispielsweise eine Mail aus einer Mailingliste weiterleitet und sich in dem Zusammenhang etwas am Inhalt aendert, sollte man den Betreff anpassen. Beispielsweise "Noch mal Detailfrage zum Ablauf (was: Offene Punkte fuer Projekt)" | ||
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+ | * An, Kopie, Blindkopie | ||
+ | Moegliche Empfaenger einer Mail koennen in eines von drei Feldern eingetragen werden. Das " | ||
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+ | Bitte aber auch drauf achten, dass es schlechter Stil ist Leute waehrend einer laufenden Diksussion auf Blindkopie zu setzen. | ||
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+ | * Verteiler | ||
+ | Bitte immer nur die Leute mit in die Empfaengerliste mit aufnehmen, die die Mail auch sinnvollerweise erhalten sollten. Ein zu grosser Verteiler kann schnell zu einem Eigentor werden. Mir ist da beispielsweise ein Fall bekannt, in dem die Weihnachtsmail eines Werksleiters von einem Mitarbeiter mit etwas wie " | ||
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+ | * HTML | ||
+ | Da gibt es ja verschiedene Meinungen zu. Aus meiner Sicht hat HTML in Mail nichts verloren. Plain-Text in Mail ist der kleinste gemeinsamer Nennen. Den " | ||
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+ | * Rechtschreibung | ||
+ | Ich bin nicht perfekt wenn es um die Rechtschreibung geht. Egal ob Deutsch oder Englisch. Aber eine Mail, in der alle Naselang ein falsch geschriebenes Wort zu finden ist, in der Kommazeichen und Punkte fehlen und vielleicht ergaenzend noch auf Gross- Kleinschreibung verzichtet wird, ist eine Zumutung. Hinzu kommt, dass mir eine solche Mail signalisiert, | ||
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+ | Obwohl Mail elektronische Kommunikation ist, heisst es nicht, dass man da alle kommunikativen Gepflogenheiten, | ||
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+ | * Richtig zitieren | ||
+ | Das ist ein recht umfangreiches Thema. Das komplett zu beschreiben wuerde den Artikel sprengen. Daher vielleicht das wichtigste. Es wird nur zitiert was wichtig ist, bzw. der Teil, auf den man sich in seiner Antwort bezieht. Das macht es vor allem bei laengerem Mailverkehr das lesen leichter und die Mails auch uebersichtlicher. | ||
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+ | * TOFU | ||
+ | In obigen Zusammenhang passt auch ein wenig TOFU. Damit ist Text Oben, Full-Quote Unten gemeint. Also im Grunde das, was wir alle aus dem " | ||
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+ | * Signatur | ||
+ | Auch beliebt... Die Signatur und deren Laenge. Im beruflichen Umfeld ist es manchmal was mehr als die damals im Usenet oft genannten vier Zeilen. Wenn ich aber eine Mail bekomme, in der die Signatur 17 Zeilen lang ist (schon erlebt), dann ist das doch zu viel. Im privaten Umfeld kann man sich auf Dinge wie die Adresse des eigenen Blog oder was anderes beschraenken. Die Mailadresse macht in der Regel kein Sinn. Die steht ja schon im Absender. Im geschaeftlichen Umfeld ist, aus meiner Sicht, eine Signatur mit mindestens der Rufnummer des Absenders Pflicht. Ich habe schon mehrfach Mails erhalten, wo immer nur mit " | ||
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+ | Was ich vergessen hatte und wo Seraphyn in den [[http:// | ||
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+ | * Anhaenge | ||
+ | Bei der Verwendung von Anhaengen sollte man sich drei Fragen stellen. Muss der Anhang sein? Ist der Anhang in der Groesse angemessen und kann der Empfaenger den Anhang oeffnen? Bei Grafiken kann man sich beispielsweise fuer das schicke alte Format IFF entscheiden, | ||
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+ | Als Ergaenzung vielleicht noch. Es ist generell kein guter Stil private Mails, ohne die Erlaubnis des urspruenglichen Absenders, an einen Dritten weiter zu leiten. Des Weiteren sollte man immer dran denken, dass auf der " | ||
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+ | Hierzu noch eine kleine, wahre, abschliessende Geschichte. Es gab da den Mitarbeiter Schmitz. Wenn er Mails geschrieben hat, dann war das keine Freude die zu lesen, weil er immer recht pampig und unverschaemt wurde. Irgendwann hat sich Herr Schmitz gewundert, dass er von Herr Mayer nie eine Antwort auf seine Fragen bekommen hat. Also ist Herr Schmitz ins Buero von Herr Mayer und hat gefragt, wie das denn bitte sein kann! Da hat Herr Mayer Herr Schmitz gebeten doch mal naeher zu kommen. Er hat sein Regelwerk im Mailclient geoeffnet und Herr Schmitz seine erste Regel gezeigt. Die sah wie folgt aus: "Alle Mails von Herr Schmitz ungelesen in den Papierkorb" | ||
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+ | Und warum? Weil Herr Schmitz sich nicht an eine wichtige Regel gehalten hat. Denk immer dran, dass dir gegenueber ein Mensch sitzt. Sei also erst einmal freundlich! | ||
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+ | **Nachtrag: | ||
+ | Robert Kraus weist [[https:// | ||
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+ | [[adminstoriesartikel|Zurück zur Uebersicht]] | ||