Da gibt es uns schon so lange und wir haben nicht einmal ueber das Thema „Backup“ gesprochen. Wobei in dem nun folgenden Zusammenhang wohl eher „Der Backup(kollege)“ korrekt waere. Oder eben „Die Backup(kollegin)“.
Wir alle haben unsere Aufgaben und erledigen die gut bis besser (hoffentlich der Regelfall) oder schlechter. Das Ergebnis unserer Arbeit ist natuerlich immer von vielen Umgebungsvariablen abhaengig. Aber was passiert wenn wir nicht verfuegbar sind? Im optimalen Fall spreche ich hier von der Urlaubszeit. Aber man kann ja auch mal krank werden, vom Auto angefahren werden… Oder es passiert, was niemandem zu wuenschen ist, noch schlimmeres. Koennen die von mir administrierten Systeme noch am Laufen gehalten werden. Oder, was eher passiert, kann im Fehlerfall jemand helfen, wenn ich nicht da bin?
Aus meiner Sicht ist es wichtig hier alles zu tun, damit die Systeme weiter betrieben werden koennen, auch wenn ich mal vier Wochen Urlaub habe. Natuerlich fuehlt man sich erst mal gebauchpinselt, wenn man angerufen wird, weil es ein *ganz* dringendes Problem gibt und man der Einzige ist, der nun den Erhalt des Unternehmens sicherstellen kann. Aber die Zeit, in der ich diese „Bestaetigung“ brauchte ist lange vorbei. Heute arbeite ich um zu leben. Ich habe viel Spass an meiner Arbeit. Aber wenn ich nach Hause gehe, dann will ich Ruhe haben. Dann moechte ich mich auf mich, meine Familie und meine Hobbies konzentrieren koennen. Und mal unter uns. Fuehlt man sich noch immer so gebauchpinselt, wenn das private Handy im Kroatienurlaub zum dritten mal klingelt, nur weil man irgendeinen simplen Prozess nicht dokumentiert hat?
Womit wir schon beim Punkt waere. Wichtig, um Kollegen oder dem Ersatzmann die Arbeit zu ermoeglichen, ist die Dokumentation. Damit sind Dinge wie „Was war meine taegliche Aufgabe“ bis hin zu „Was mache ich im Fehlerfall ABC“. Dirk und ich betreuen ja gemeinsam einige Server und daher kann man uns ja auch als Beispiel nehmen. Wobei wir das bei Weitem nicht perfekt machen, da es unser privater Spass ist und vom Betrieb der Server keine Arbeitsplaetze abhaengen. Wichtig zu wissen ist sicher noch, dass eine Dokumentation nicht bis ins letzte Details ausformuliert sein muss. Es ist aber wichtig, dass da etwas im Dokumentationsmedium zu finden ist.
Was machen wir also um eine solide Basis zu bekommen und zu erhalten?
Trac ist eine Software, die Python-basiert ein Wiki, ein Ticket-System und einen Repository-Browser beeinhaltet.
Wir…
…nutzen ein Trac in dem wir installierte Dienste und Anwendungen beschreiben.
…nutzen das Trac in dem wir, wenn noetig, dokumentieren wie Dienst ABC installiert/konfiguriert wurde.
…nutzen das Trac in dem wir unsere Systeme (Hardware) und wichtige Daten (Kontakadressen, etc.) dokumentieren.
…nutzen das Ticketsystem des Trac fuer das „Erinnern“ und Erledigen von Aufgaben.
…stellen sicher, dass wir beide immer identische Rechte auf wichtige Ressourcen haben.
…haben eine eigene Mailingliste (ja, nur wir zwei) in der wir beinahe alle unsere Systeme betreffenden Punkte besprechen.
Der Vorteil einer Mailingliste ist, neben der zentralen Archivierung auf dem Server, dass wir auch alternative Mailadressen eintragen koennen, damit wir z.B. auch im Buero erreichbar sind.
Wir planen seit einiger Zeit auch die Verwendung sogenannter OpsDocs. Leider sind wir da in den letzten Wochen nicht zu gekommen, da uns andere Projekte Zeit geklaut haben. Diese Dokumente wuerden uns in einzelnen Punkten auf jeden Fall helfen uns zu verbessern. Aber…! Wir sind mit all den genannten Dingen bereits so weit, dass sowohl Dirk, als auch ich, mal vier Wochen im Urlaub verschwinden kann, ohne dass es bei Problemen zu Anrufen kommt, weil der eine nicht weiss, was der andere gemacht hat. Ausnahmen bestaetigen natuerlich die Regel. Wenn der Server wegen eines Crashes komplett neu aufgesetzt werden muss, machen wir das beide. Nicht in erster Linie wegen fehlendem Wissen. Hier hat sich einfach bewaehrt, mit vier Augen eine unter Zeitdruck zu erledigende Installation durch zu fuehren.
Dokumentation ist es aber, was wichtig ist. Es muss eine Dokumentations- und Berechtigungsbasis geschaffen werden die es dem „Ersatz“ erlaubt die Arbeit zu uebernehmen und Fehler zu beheben, wenn es drauf ankommt.
Klar ist, dass nicht immer alles dokumentiert werden kann. Eine oft ignorierte Voraussetzung fuer ein erfolgreiches Backup ist, dass der Backuppartner eben auch ueber vergleichbares Wissen verfuegt. Zu glauben, mann muss einfach nur alle moeglichen Fehler eines Domino-Servers inklusive der Loesungen dokumentieren und dann kann da auch ein Netzwerker helfen, ist verrueckt. Um Probleme zu loesen ist in der Regel auch ausreichend Hintergrundwissen wichtig um auch Zusammenhaenge zu erkennen und zu verstehen. Ansonsten koennte, bei ausreichender Dokumentation, ja jeder jeden Job machen.
Vereinzelt gibt es ja noch den Irrglaube, dass der eigene Job sicher ist, wenn man Wissen nicht weiter gibt. Kopfmonopol wird sowas genannt. Das stimmt heute aber eher selten bis gar nicht mehr. Jeder Mitarbeiter ist ersetzbar. Und wenn man nicht als Einzelperson betroffen ist, kann es auch schon mal passieren, dass man im Rahmen des Outsourcen einer IT-Abteilung mitgehen muss. Es ist auch einfach so, dass wir unsere Arbeit professionell erledigen wollen. Zum Einen weil es Spass macht, zum Anderen hat das natuerlich auch ganz handfesten Nutzen. Die eigene Arbeit wird besser wahrgenommen und das hilft bei Befoerderungen, Jobwechseln oder anderem, was einem dann auch wieder helfen kann interessantere Aufgaben zu bekommen.